Odločitev, kateri skener kupiti za v vašo pisarno, je lahko zelo zahtevna. Na trgu je veliko raznovrstne ponudbe. Vsak izmed skenerjev ima svoje lastnosti in omogoča določene funkcije, zato je treba dobro pretehtati, kateri od njih bo najbolj primeren za vas.

Podjetniki bi velikokrat radi kupili visokokvaliteten skener, vendar pa jim trenutna finančna situacija tega ne omogoča. Zaradi tega kupijo skener, ki jim ne predstavlja posebne dodatne vrednosti. Posledično tudi skeniranje v podjetju ne poteka optimalno. Glede na to, da s skenerjem odpravljamo glavne pomanjkljivosti klasičnih arhivov, saj omogočamo preprostejše iskanje želenih vsebin po raznovrstnih atributih dokumentov, prostorsko so neomejeni, dostopni časi do vsebin pa so v primerjavi s klasičnimi arhivi zanemarljivi. In kar je še pomembno pri skeniranih dokumentih se lahko beleži vsak vpogled, sprememba ali izpis dokumenta, kar zagotavlja revizijsko sledljivost za ves čas hrambe.

Če skener kupimo, potem moramo sami poskrbeti za njegovo vzdrževanje, nadgradnje in morebiten servis. To nam lahko vzame veliko nepotrebnega časa in stroškov. Poleg tega je v primeru nakupa tudi začetna investicija lahko previsoka za marsikaterega podjetnika. Če se odločimo za najem, enostavno plačamo mesečno izposojnino, kar pomeni, da lahko denar usmerimo v druga bolj potrebna področja delovanja podjetja.

Z najemom skenerja nismo omejeni pri financah, zato si lahko privoščimo zelo kakovostno napravo, ki nam bo omogočala pokrivanje vseh potreb, ki jih imamo v zvezi s tiskanjem v podjetju. Pri najemu skenerja tudi nismo vezani nanj, ampak se lahko kadarkoli odločimo za zamenjavo za manjšega ali zmogljivejšega. Pogosto se dogaja da čez leto potrebujemo namizni skener, poleti ko se lotimo starih arhivov pa produkcijski skener. Pri najemu je začasna zamenjava z večjim zelo enostavna in poceni.  V času, ko bo potreben servis skenerja pa bomo v zameno dobili nadomestni skener, zato delovni proces nikoli ne bo v zaostanku. Na tak način lahko vse skrbi prepustimo strokovnjakom.

Z odločitvijo za izposojo skenerja naredimo tudi nekaj dobrega za okolje. Na tak način je namreč vsak izmed skenerjev izkoriščen do konca, papir po skeniranju pa se po reciklaži lahko vrne v ponovno uporabo.

Tabela primerjave med nakupom in najemom skenerja

NakupNajem
Visoki začetni stroški nakupaVisoki začetni stroški nakupa
Ni dodatnih mesečnih stroškovMajhni mesečni stroški
Ne vključuje potrošnega materialaPotrošni material je vključen v ceno
Stroški servisa in popravilaNi stroškov servisa in popravila
Nadgradnje niso možneEnostavna zamenjava za zmogljivejši skener
Ne vključuje nadomestne opremeNadomestna oprema je vključena
Ni pomoči in podporePomoč in podpora najemodajalca

Če ne veste, ali bi se vam splačalo najeti skener, ni nikakršne težave, saj vam lahko omogočimo brezplačni preizkus, po katerem se brez obveznosti odločite ali boste skener najeli ali ne!